Приглашаем посетить сайт
АУДИТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОХРАНОЙ ТРУДА
АУДИТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОХРАНОЙ ТРУДА - независимая проверка положения с охраной труда в организации и определение соответствия деятельности, направленной на обеспечение безопасности труда, законам и иным нормативным правовым актам, содержащим государственные нормативные требования ОТ.
Мировая практика показывает, что степень воздействия на людей негативных факторов производственной деятельности (в т. ч. при различного рода авариях, экологических нарушениях) зависит не только от существующих технологий, а в первую очередь от качества систем управления ОТ. Любая система может считаться эффективно функционирующей лишь в том случае, если обеспечено ее непрерывное совершенствование, достигаемое благодаря постоянному анализу и оценке ее качества. Именно на получение информации для последующего анализа и корректировки системы управления охраной труда (СУОТ) в организации направлен аудит (далее - А.).
Вначале деловой мир познакомился с финансовым А., который стали осуществлять с целью оценки эффективности инвестиций. Акционеры и др. инвесторы заинтересованы в получении объективной информации о положении дел и о возможности максимизировать прибыль, выполнить поставленные задачи. В связи с этим появились стандарты, которые должны были стать инструментом для создания эффективных систем управления.
Следует проводить различие между производственным контролем и контролем по ОТ, надзором в области ОТ и А. систем управления. А. направлен на оценку качества и эффективности функционирования СУОТ, а не на поиск конкретных нарушений. Нарушение не должно рассматриваться лишь как отклонение от требований различного рода нормативных документов об ОТ. Любое нарушение - это повод к поиску несоответствия либо в структуре СУОТ, либо в процессе реализации намеченных целей. К осуществлению А. необходимо привлекать независимых специалистов, которые не несут персональной ответственности за проверяемые участки. Служба А. может быть включена в состав организации либо нанята для проведения конкретной проверки.
Заказчиком (потребителем, клиентом) А. может выступать сама организация (1-я сторона), потребитель продукции и услуг данной организации (2-я сторона) и какая-л. независимая внешняя организация (3-я сторона - акционеры, инвесторы и др.). Для А. 3-й стороны обычно требуется сертификация. Она проводится уполномоченным органом по сертификации. Сертификация инициируется самой организацией или акционерами (инвесторами и др.), или обеими сторонами одновременно.
Объекты А. Согласно ГОСТ Р 12.0.006-2002 "Общие требования к управлению охраной труда в организации" объектами А. могут быть:
риски;
требования законодательных актов и иные требования;
цели и задачи в области ОТ;
планы мероприятий (программы);
ответственность за соблюдение требований ОТ;
обучение и осведомленность персонала в области ОТ;
связь и информация между структурными подразделениями и должностными лицами по вопросам ОТ;
документация и управление документацией;
управление операциями (проектирование, технологический процесс, производственное оборудование, эксплуатация и др.);
готовность к действиям в условиях аварийных ситуаций;
мониторинг условий и охраны труда, измерение параметров условий труда;
несоответствия и профилактические действия;
зарегистрированные данные;
анализ со стороны руководства;
степень соответствия конкретных административных, рабочих процедур и рабочих участков, операций (производственных процессов) нормативной документации по ОТ.
Исходя из ГОСТ Р 12.0.006-2002 объекты А. целесообразно подразделить по видам оборудования. Объектом А. будет, к примеру, не просто структура и ответственность, а структура и ответственность в области безопасной эксплуатации грузоподъемных машин.
Виды А. Проводят А. адекватности и А. соответствия. А. адекватности устанавливает, отвечает ли документация СУОТ требованиям стандарта (ГОСТ Р 12.0.006-2002). А. соответствия устанавливает, в какой степени требования этих документов понятны и соблюдаются персоналом. А. может быть внешним и внутренним. Внешний А. осуществляется организацией, не зависящей от проверяемого субъекта. Внутренний А. связан с изучением организацией своей собственной СУОТ. Это самый важный из всех А. Он обеспечивает акционеров, инвесторов и руководство организации информацией об эффективности системы. В зависимости от количества объектов А. делится на оперативный (внеплановый), целевой и комплексный.
Оперативный (внеплановый) А. проводят специалисты службы охраны труда в организации при установлении недопустимых фактов. Его основная цель - сбор данных для оперативного принятия корректирующих мер. Инициаторами данного вида А. могут быть начальник службы ОТ или соответствующий менеджер (руководитель группы аудиторов).
Целевой А. по сути аналогичен оперативному, но проводится согласно утвержденному плану и своей основной целью имеет сбор информации об одном из объектов А. Такие А. включают в планы работы группы, которые утверждает руководитель службы ОТ, и в обязательном порядке рассылают во все подразделения организации.
Комплексный А. проводится по всем возможным объектам А. и четко по графику, который разрабатывается в службе ОТ, утверждается руководителем организации до начала следующего года и направляется руководителям структурных подразделений.
Периодичность А. в подразделениях определяется по результатам проведенной оценки риска. В подразделениях с относительно высоким уровнем проверки он должен проводиться не реже 2 раз в год. В отдельных случаях (увеличение количества травм и обращений, нарушений требований ОТ и инцидентов с учетом времени простоя основного оборудования, большое количество существенных несоответствий по результатам предыдущих проверок и др.) принимается решение о проведении проверок 1 раз в квартал. В остальных подразделениях проверки должны осуществляться не реже 1 раза в год.
Планируя объем А., определяют для проверки максимально возможное количество объектов А. При последующих А. допускается исключать отдельные объекты, если во время предыдущего А. по ним не было выявлено ни одного существенного несоответствия и если в целом система по данному направлению функционирует хорошо.
Для проведения внутреннего А. разрабатывают план, в котором указывают: объект и область А.; цель А.; сроки проведения А.; состав аудиторской группы; документы, на соответствие которым проводится проверка; дату представления отчета об А.; должностных лиц, которым необходимо иметь копию отчета об А.
Руководитель группы внутренних аудиторов официально (в форме служебной записки) заранее (за 2 недели до начала А.) уведомляет об А. руководителя проверяемого подразделения. В уведомлении указываются область, цель и продолжительность А. Необходимо провести встречу с руководством проверяемого подразделения, чтобы представить аудиторов (при необходимости), согласовать объем и цели А., описать методы и процедуру его проведения, убедиться в доступности ресурсов и средств, требующихся аудиторской группе, назначить дату и время итоговой встречи, рассмотреть вопросы безопасности рабочих площадок (в т. ч. действия аудиторов в аварийных ситуациях), назначить сопровождающего.
План комплексного А. обсуждается с руководителем проверяемого подразделения, который обязан в случае несогласия с какими-л. положениями плана письменно сообщить об этом руководителю аудиторской группы. Руководитель аудиторской группы, руководитель подразделения и начальник службы ОТ вместе решают все вопросы. Утвержденный план передается аудиторам и руководству проверяемого подразделения до начала комплексного А.
Перед проверкой аудитор должен подготовить контрольный лист регистрации данных. Это своеобразная памятная записка, которая помогает упорядочить аудиторский процесс и обеспечить подтверждение того, что изучаемая документация охватывает определенные виды деятельности. Аудитор может столкнуться с недоброжелательностью, на него может быть оказано давление. Поэтому аудитор должен многое предусмотреть. То, что вызвало негативную реакцию, лучше перепроверить и получить объективные данные.
Процесс А. включает сбор информации (в т. ч. интервью), отбор и оценку документации, наблюдение за деятельностью персонала, анализ результатов измерений и зафиксированных данных. Во время интервью аудитор спрашивает проверяемого о характере и условиях выполняемой работы, о поступлении информации, которая требуется для выполнения работы, и т. д. Важно структурировать вопросы, чтобы определенная проблема исследовалась с нарастающей степенью детализации. Полученные сведения необходимо проверять путем наблюдения и измерений.
Аудитор должен:
зафиксировать в контрольном листе регистрации данных все доступные объективные сведения как о соответствиях, так и о несоответствиях;
оценить, в чем рассматриваемый объект А. не соответствует критериям А.;
подтвердить, что выявленные несоответствия документированы;
установить фактические причины выявленных несоответствий.
Различают существенные и несущественные несоответствия. Существенное несоответствие - несоответствие, при котором один из элементов СУОТ либо не функционирует, либо функционирует с серьезными отклонениями. Несущественное несоответствие - одиночное отклонение от требований нормативных документов. Три (и более) несущественных отклонения от требований какого-л. раздела стандарта рассматривают как существенное несоответствие. Не устраненное в определенные сроки несущественное несоответствие при проведении повторного А. также должно рассматриваться как существенное.
На каждое несоответствие нужно составить протокол. Аудитор описывает наблюдение (то, что было замечено) - содержание и значимость несоответствия, место и время его обнаружения (это наблюдение должно быть засвидетельствовано проверяемым). Делается ссылка на ГОСТ Р 12.0.006-2002 и (или) иной нормативный документ - с соответствующими разъяснениями.
Протокол о несоответствии должен иметь:
подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали А.;
поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия;
поле для проверяемого, чтобы сделать запись о корректирующем действии и указать предполагаемую дату его завершения;
поле для аудитора, чтобы подтвердить, что это действие произведено и является эффективным.
Итоги А. Аудитору необходимо интегрировать информацию так, чтобы составить общую картину, с помощью которой можно отделить важное от неважного, определить связи между различными фактами. Аудитор должен зафиксировать результаты проверки и составить отчет, в котором нужно сообщить руководству проверяемой организации (подразделения), др. аудиторам и специалистам о том, что конкретно обнаружено и в какой области, чтобы можно было определить требуемые корректирующие действия.
В отчете должна быть отражена следующая информация:
наименование проверяемой организации (подразделения);
сроки проведения А.;
обследуемая зона или перечень проверенных лиц, документов, элементов СУОТ;
встреченные препятствия;
выводы об эффективности деятельности организации (подразделения);
выполнение корректирующих мероприятий по результатам предыдущего А.
Официальный отчет должен быть представлен не позднее чем через 1 неделю по завершении А. На титульном листе записывают название отчета (и название проверяющей организации), ставят дату и приводят список рассылки. В официальный аудиторский отчет не следует включать: конфиденциальную информацию; субъективные мнения; эмоциональные или спорные утверждения; любые рекомендации, если они не затребованы заказчиком; сведения о недостатках, которые устранялись по ходу А.
Необходимо провести итоговую встречу аудиторской группы с руководством проверяемой организации (подразделения). После получения официального отчета организация (подразделение) отражает результаты анализа и порядок выполнения корректирующих действий в организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях, протоколах совещаний, перечнях утвержденных мероприятий и т. п.). Максимальный срок устранения несоответствий составляет 1 месяц. Если для этого требуются значительные затраты, руководитель организации (подразделения) оговаривает срок с руководителем группы аудиторов. Информацию об устранении несоответствий руководитель проверяемой организации (подразделения) направляет в устной форме (телефонное сообщение) или в письменной форме в службу ОТ по истечении срока выполнения корректирующих мероприятий.
Материалы каждого А. комплектуются в специальном реестре под регистрационным номером. В состав реестра включаются: план (программа) и график А.; письменное уведомление об А.; итоговый аудиторский отчет; заполненные контрольные листы; копии планов корректирующих действий.
В службе ОТ анализируют результаты А. и ежемесячно доводят до сведения руководителей структурных подразделений на совещаниях по ОТ. Служба ОТ 1 раз в квартал документально оформляет выводы и рекомендации и на различных совещаниях информирует руководство организации о деятельности по ОТ.